De waarde van goede audio en video, voor gemeentes ‘na corona’

De vlieger dat lokale politici voortaan ‘altijd’ vanuit huis politiek zouden bedrijven, blijkt niet helemaal op te gaan. Politiek bestaat namelijk bij de gratie van debat, en een debat zoals in de raadszaal voeren, blijkt praktisch toch wel erg lastig als iedereen zich in een andere kamer bevindt. “Je mist de expressie, de nuance”, zegt Bart Lickfeld van BIS|Econocom. “Maar er zijn nog genoeg andere stappen die gemeentes wél kunnen maken rondom het nieuwe werken. Denk alleen maar aan de mogelijkheden om ambtenaren vanuit huis te laten werken.”

 

Want, hoewel raadsvergaderingen dus weer teruggaan naar het gemeentehuis, gaat de gemiddelde ambtenaar, net als het grootste deel van werkend Nederland, in de toekomst wél veel vaker thuiswerken. Lokale overheden bereiden zich voor op die nieuwe situatie en merken dat ze de benodigde aanpassingen in sneltreinvaart door moeten voeren. Vóór corona zagen gemeentes de noodzaak van (bijvoorbeeld) méér en betere audio- en video-hardware niet, waardoor ze nu een inhaalslag te maken hebben.

 

Webcast as a service

Raadsvergaderingen efficiënt en remote uitvoeren, met gebruik van de bestaande infrastructuur

 

Samenwerken op afstand

“Als gemeenteambtenaren met beleidsstukken bezig zijn, zijn er verschillende groepen en commissieleden die daaraan werken, daar iets over te zeggen hebben”, zegt Bart Lickfeld, audio/video en IT adviseur bij BIS|Econocom (dochter van Econocom Nederland B.V.) “Sommige gemeentes snapten vóór corona al dat ze zoveel mogelijk ruimtes in het gemeentehuis zó moeten richten dat (samen)werken optimaal mogelijk is, zowel op locatie áls op afstand . Andere gemeentes zien daar nu de noodzaak pas van in. Die gemeentes lopen inmiddels flink achter de feiten aan.”

Als ‘1’ een punt is waarop gemeentes totaal geen infrastructuur hebben voor ‘het nieuwe werken’, en ‘10’ is het optimale einddoel, dan zit de gemiddelde gemeente volgens Lickfeld op “een vier, of een vijf. Wij werken voor een middelgrote gemeente waar men ooit besloot: We installeren Teams, zonder dat ze ons vroegen hen daarin te begeleiden. Dat is hun goed recht natuurlijk, maar vervolgens zagen ze besmettingen op computers toenemen en mensen kregen inzage in documenten of groepen die niet voor hen bedoeld waren. Ze waren er simpelweg niet klaar voor.”

Een veel grotere gemeente in de Randstad had de zelfkennis om toe te geven dat ze hulp nodig hadden. “Dit is een gemeente met meer dan 75.000 inwoners. Zij zeiden tegen ons: begeleidt ons hierin. We zien dat we achter lopen, willen graag de beweging naar voren maken, maar weten zelf niet hoe we dat op een slimme en effectieve manier moeten doen.”

 

Raadzaal inrichten voor discussie en debat

Raadzaal inrichten voor discussie en debat

 

Raadszaal inrichten

Het politiek debat van de gemeenteraad begeeft zich dus terug naar de raadzaal, maar ook daar doen zich problemen voor. Want ook daar blijken heel veel gemeentes achter te lopen op de heersende standaard. “Gemiddeld schrijven gemeentes apparatuur in de raadzaal in zeven tot tien jaar af”, zegt Lickfeld. “Dat is lang. Je hebt daardoor gemeentes die met tien jaar oude videoapparatuur de vergaderingen vastleggen. Dan zie je zo’n klein postzegeltje als livestream op de website, want als je het groter maakt ziet het beeld er niet uit.”

Voor zulke gemeentes is een vlugge investering om verschillende redenen geen optie. Een gemiddelde raadszaal heeft volgens Lickfelds schatting tussen de twee- en twee en een halve ton aan apparatuur staan. “In een tijd waarin de landelijke bijdrages teruglopen, de kosten voor o.a. de WMO stijgen en alle uitgaven onder druk staan, is het moeilijk voor De Raad om zoveel geld aan zichzelf uit te geven. Raadsleden willen zichzelf niet onpopulair maken door die kosten op zich te nemen, daar waar momenteel bezuinigd wordt op gemeentelijke subsidies en voorzieningen.”

 

Gemeentes willen goed en effectief vergaderen

Gemeentes willen goed en effectief vergaderen

 

Nieuwe financieringsvormen

Gemeentes staan daarom steeds vaker open voor nieuwe financieringsvormen. Het leasen van apparatuur deed men al mondjesmaat, maar dat is de afgelopen maanden snel populairder geworden. Zij het in een wat meer aangeklede vorm, namelijk de as-a-service variant. Corona werkte de afgelopen maanden de afname van hardware en software ‘as-a-service’ in de hand. “Het gemeentebestuur zit op die manier niet met langlopende kosten”, aldus Lickfeld. “Ze willen voor honderd procent ontzorgd worden, en als de apparatuur niet meer aan de kwaliteitseisen voldoet of het vergaderproces niet goed ondersteunt, willen ze flexibiliteit in hun propositie. Willen ze nieuwere apparatuur of snel in aantallen opschalen? Dan kan dat, als je zaken ‘as-a-service’ afneemt.”

Corona maakt volgens hem, meer nog dan voorheen, het verschil duidelijk tussen behoudende gemeentelijke organisaties en zij die vooruit willen. “Je hebt bijvoorbeeld gemeenteraden die de waarde van goede audio en video niet zien. Die zeggen: als je een raadsvergadering wil zien, kun je er bij zijn. Maar er zijn er ook die de voordelen beter inschatten. Die zien dat zij met goede beelden burgers veel beter kunnen betrekken en informeren. Ook zien zij de mogelijkheden voor raadsleden en wethouders om zichzelf beter te kunnen profileren, en zo hun boodschap aansprekender naar buiten kunnen brengen, en de politiek dichter bij de mensen.”

 

Eens van gedachten wisselen over een Raadzaal-as-a-Service?

Bel dan naar 030-6358333, vul het contactformulier in, of stuur een email naar info.nl@econocom.com. We ondersteunen je graag!

Deel dit artikel op