We kunnen het ons nu eigenlijk al niet meer voorstellen, maar collaboration was ooit een exclusieve technologie die bij veel bedrijven beperkt was tot de boardroom. De directie had de mogelijkheid om conference calls in te plannen (soms zelfs met video), maar omdat de technologie nogal duur was, bleef het daar wel bij.
Inmiddels is collaboration algemeen geworden, en gelukkig maar. Sinds de opmars van Microsoft Teams, Google Hangouts en Zoom kan iedereen in de organisatie altijd en overal met elkaar samenwerken. Soms via de chat, andere keren via een video- of voiceverbinding en bijna altijd vanaf een desktop, laptop of tablet.
Om de samenwerking tussen (groepen) mensen in meerdere ruimtes mogelijk te maken, is meer nodig dan een device met software. Ook deze vorm van collaboration is gelukkig al lang niet meer alleen voorbehouden aan de directie. Bij steeds meer bedrijven worden verschillende vergaderruimtes ingericht die speciaal geschikt zijn voor deze vormen van samenwerking.
Collaboration is gelukkig al lang niet meer alleen voorbehouden aan de directie.
Aan welke eisen moet zo’n ruimte nu eigenlijk voldoen? Het spreekt voor zich dat het handig is om een goede netwerkverbinding met voldoende bandbreedte en Quality of Service te hebben. Ook heb je natuurlijk de juiste AV-apparatuur nodig om videobellen mogelijk te maken.
Maar er zijn nog meer zaken waar je op moet letten. Zaken waar je misschien niet meteen aan had gedacht.
Hierbij geldt het bekende gezegde ‘het oog wil ook wat’; zeker bij collaboration-ruimtes. Mensen moeten in een ruimte worden getrokken en het gevoel krijgen daar graag te willen gaan zitten. Dit gaat gepaard met een aantal eisen. Zo moet de ruimte er aantrekkelijk uitzien, een prettig klimaat hebben en beschikken over goede verlichting. Maar het allerbelangrijkste is het doel van de desbetreffende ruimte.
Wanneer je een vergaderruimte zo aantrekkelijk maakt, door er een inspirerende plek van te maken die creativiteit en innovatie stimuleert, zul je zien dat medewerkers de ruimte vanzelf gebruiken voor hun meetings.
Wanneer je ruimte eenmaal zo aantrekkelijk is dat iedereen hem wil gebruiken, dan is het belangrijk om na te denken over de beschikbaarheid - of availability. Bedenk wat er gebeurt als klanten een kantoor binnenkomen en er geen ruimte beschikbaar is voor een overleg. In dat geval is een reserveringssysteem wenselijk. Op deze manier ziet iedereen of de ruimte geboekt, vrij of gereserveerd is.
De toegevoegde waarde van een reserveringssysteem voorkomt chaos bij dagelijkse werkzaamheden en helpt medewerkers met slimme oplossingen bij het vinden, reserveren en boeken van de faciliteiten die ze nodig hebben.
Een vergaderruimte boeken ging niet eerder zó eenvoudig
Een reserveringssysteem maakt het mogelijk om vooraf een vergaderruimte te reserveren en vaak is het direct in gebruik nemen van een beschikbare ruimte ook een optie. Tegelijkertijd biedt dit de handvatten om leegstand van gebouwen te reduceren en diensten optimaal af te stemmen op de daadwerkelijke bezetting. Op basis van deze informatie kun je als facility manager toekomstige bezettingen voorspellen en de benodigde materialen in kaart brengen.
Wanneer je eenmaal de gereserveerde ruimte binnenkomt voor de afspraak is het belangrijk dat de vergadering ook direct kan starten. Geen tijd te verliezen! Daarom is het belangrijk dat het systeem gebruiksvriendelijk is en direct gebruikt kan worden - en dat noemen we ook wel simplicity.
De spreker kan met de komst van collaborative touchscreens tijdens het vergaderen meerdere documenten heel eenvoudig delen, bespreken en van opmerkingen voorzien. Voor de mensen die niet fysiek deelnemen aan de vergadering is het fijn om realtime de interactie aan te kunnen gaan om, ondanks de afstand, alsnog een ‘wij’-gevoel te creëren.
De spreker kan daarnaast, voordat de vergadering is afgelopen, alle bijgewerkte bestanden rechtstreeks vanaf het collaborative touchscreen naar de aanwezigen e-mailen. Op deze manier kun je gewoon paperless naar de vergadering toe.
Een medewerker verwacht kwaliteit te krijgen tijdens zijn of haar meeting. Immers, hij of zij zou normaal gesproken bereid zijn geweest om voor een meeting te reizen en meer tijd te besteden. Wanneer de kwaliteit niet matcht met de verwachting, zal een gebruiker de volgende keer geen gebruik meer maken van deze technologie.
Om succesvol te kunnen (video)vergaderen is het belangrijk dat alle systemen goed met elkaar samenwerken. Audio, video en informatie moeten samenkomen via internet.
Een laatste keuze die je als organisatie moet maken, is welke technologie je inzet voor collaboration. Er zijn verschillende spelers in de markt: Cisco, Microsoft en Zoom worden vaak gekozen omdat ze verschillende collaboration-tools aanbieden. Welke aanbieder voor jouw organisatie het meest geschikt is, dat hangt weer af van een aantal bepalende factoren. En die bespreek ik graag in een volgende blog.
Voor succesvol (video-)vergaderen moeten alle systemen goed met elkaar samenwerken.
Het is minder eenvoudig dan het misschien lijkt om een vergaderruimte met collaboration zo in te richten dat deze aantrekkelijk en eenvoudig te gebruiken is, laat staan dat je ook de beschikbaarheid kunt beheren en de kwaliteit garanderen. Zeker in een technologisch landschap waarin de ontwikkelingen elkaar snel opvolgen, is het lastig om steeds up-to-date te blijven met de nieuwste technologie.
Daarom biedt Econocom As-a-Service oplossingen. Met deze dienstverlening, gebaseerd op een abonnementsmodel (waarbij de focus op het gebruik, in plaats van het bezit ligt) worden gebruikers in alle facetten ontzorgd en blijft de kwaliteit van de geboden oplossingen altijd gewaarborgd.
Benieuwd naar de voordelen van een moderne vergaderruimte voor jouw organisatie en de mogelijkheden van een As-a-Service oplossing? Neem dan gerust contact op! Een contactformulier invullen, of een email sturen naar info.nl@econocom.com kan uiteraard ook.
